Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử để tiết kiệm thời gian cũng như là giảm thiểu chi phí. Vậy hóa đơn điện tử là gì và quy trình xuất hóa đơn điện tử như nào? Cùng Norway Embassy tìm hiểu quy trình xuất hóa đơn điện tử qua nội dung bài viết dưới đây.
I. Quy trình để sử dụng đơn điện tử hiện nay
Mục tiêu chung của Chính phủ là giảm thiểu thủ tục hành chính giữa cơ quan thuế với doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điện tử từ năm 2018 sẽ trở thành hình thức bắt buộc. Các quy định áp dụng theo: Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 37/2017/TT-BTC.
1. Khởi tạo hóa đơn điện tử
Theo khoản 1 điều 7 thông tư 32/2011/TT-BTC, khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động định dạng hóa đơn, thiết lập thông tin người bán, ký hiệu hóa đơn, loại hóa đơn, định dạng truyền – nhận, lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hóa và dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hay tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật.
2. Thủ tục xuất hoá đơn điện tử
- Bước 1: Tìm nhà cung cấp “phần mềm hóa đơn điện tử” phù hợp với doanh nghiệp
- Bước 2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp
- Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mẫu và ký số gửi lên cơ quan thuế.
- Bước 4: Lập thông báo phát hành, gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp
- Bước 5: Đợi phản hồi từ cơ quan thuế.
3. Tìm nhà cung cấp “Phần mềm hoá đơn điện tử” phù hợp với doanh nghiệp
- Cần tìm một đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử chất lượng và uy tín, phù hợp với doanh nghiệp để được hỗ trợ về phương tiện điện tử và chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật, phần mềm ứng dụng.
- Một số đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín như: Viettel, VNPT, M-Invoice…
4. Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử
- Mẫu quyết định theo mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC
- Quyết định bằng văn bản giấy, gửi trực tiếp đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp
- Quyết định bằng văn bản điện tử, gửi qua mạng cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp
- Doanh nghiệp thực hiện Quyết định chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật
5. Lập hoá đơn điện tử mẫu và ký số vào hoá đơn điện tử mẫu, gửi cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp
Doanh nghiệp ký số hóa đơn điện tử mẫu, gửi hóa đơn theo đúng định dạng, gửi cho người mua đến cơ quan thuế qua mạng.
6. Thông báo phát hành hoá đơn điện tử, gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp
- Mẫu Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu số 2 phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC
- Gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp qua mạng.
7. Phản hồi của cơ quan thuế
Theo Thông tư 37/2017/TT-BTC, sau 2 ngày làm việc mà cơ quan thuế không phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp thì doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn điện tử một cách hợp pháp.
II. Những lưu ý cần biết trong quá trình xuất hóa đơn điện tử
- Bên mua không có nhu nhưng bên bán vẫn phải xuất hóa đơn.
- Chỉ xuất hóa đơn điện tử đối với hàng hóa doanh nghiệp đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư và được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
- Ghi đúng mức thuế suất theo quy định của Bộ tài chính khi xuất hóa đơn điện tử.
- Chú ý đến câu từ khi lập hóa đơn điện tử điện tử.
Trên đây chính là quy trình xuất hóa đơn điện tử mà Norway.org.vn muốn chia sẻ đến các bạn. Hy vọng bài viết này giúp các bạn hiểu rõ được quy trình xuất hóa đơn điện tử và áp dụng thật hiệu quả đối với doanh nghiệp của mình.
